Caparra o acconto per l'appuntamento: si può chiedere?
Di Mauro Caputo · aggiornata il · 5 minuti di lettura
Sì, un salone può chiedere una caparra o un acconto per fissare un appuntamento, se lo dice chiaramente prima di prenotare e la somma è piccola rispetto al servizio. Non sono la stessa cosa: l'acconto si scala dal prezzo e, se l'appuntamento salta, si restituisce; la caparra si può tenere se il cliente non viene o disdice oltre il termine detto, ma se a disdire è il salone va restituita doppia. Fissami non incassa caparre né pagamenti.
Un colore completo, un'extension, il trucco di una sposa: quando un cliente non si presenta a un appuntamento lungo, per il parrucchiere o l'estetista è mezza giornata persa. Per questo molti si chiedono se possono farsi lasciare qualcosa prima. Si può, ma conviene sapere cosa si chiede, perché “caparra” e “acconto” non vogliono dire la stessa cosa.
Questa guida è informativa e resta sulla pratica. Per il tuo caso, e per come registrare l'incasso con scontrino o ricevuta, chiedi al commercialista o a un'associazione di categoria.
Caparra o acconto: la differenza in breve
L'acconto è una parte del prezzo pagata prima. Il giorno dell'appuntamento si scala dal totale. Se l'appuntamento salta, l'acconto si restituisce: serve a fissare il posto, non a punire chi non viene.
La caparra è un impegno che vale per tutti e due. Se l'appuntamento si fa, si scala dal prezzo come l'acconto. Se il cliente non viene senza avvisare, il salone la può tenere. Se invece a disdire è il salone, la restituisce doppia.
Il punto che conta: se non dici chiaramente che è una caparra e cosa succede se si disdice, nel dubbio conta come acconto. Per questo conviene scriverlo. Basta un messaggio, che resta anche come promemoria per te e per il cliente.
Quando ha senso chiedere la caparra
- Per i servizi lunghi o costosi, come colore completo, extension, trattamenti in più sedute, trucco e acconciatura da sposa.
- Per gli orari più richiesti, come il sabato mattina o i giorni prima delle feste, quando un buco non si riempie più.
- Per i clienti nuovi che prenotano subito un servizio lungo.
- Per chi ha già saltato un appuntamento senza avvisare.
Per il cliente di sempre che viene ogni mese per il taglio, di solito non serve: chiedergli dei soldi in anticipo lo farebbe sentire un sospettato, per pochi euro.
Come chiederla senza mettere a disagio il cliente
Se decidi di chiederla, falla diventare una regola del salone, uguale per tutti per quel servizio, detta prima di fissare l'appuntamento.
- Tieni la somma piccola rispetto al prezzo, per esempio 20 euro su un colore completo.
- Di' entro quando si può disdire per riaverla, per esempio fino a 48 ore prima.
- Di' cosa succede se a disdire sei tu: la caparra la restituisci doppia.
- Scrivila dove il cliente la legge prima: nel messaggio con cui confermi l'appuntamento, su un cartello al banco, nella descrizione della tua vetrina. Se la metti nella vetrina, ripetila anche nel messaggio: chi prenota direttamente un servizio non vede la descrizione del salone.
Spiegala come un impegno reciproco, non come una multa: “Ti tengo il posto per tre ore, ti chiedo 20 euro che poi scaliamo dal conto”. Detta così, quasi nessuno si offende, e chi prenota sa che anche tu tieni a quell'appuntamento.
Un esempio di messaggio: “Per il colore completo chiediamo una caparra di 20 euro, che scaliamo dal prezzo. Se disdici almeno 48 ore prima te la restituiamo; se disdici dopo o non vieni senza avvisare, salvo imprevisti seri, la tratteniamo. Se a disdire siamo noi, te la restituiamo doppia”.
Come farsela dare e dove segnarla
Se il cliente prenota al banco, la caparra si lascia lì, in contanti o con il POS. Se prenota per telefono o per messaggio, puoi chiedere un bonifico o usare il sistema di pagamento che hai già. Conviene fissare un termine, per esempio entro il giorno dopo, e confermare l'appuntamento solo quando arriva.
Segna sempre quanto hai ricevuto e quando, così il giorno dell'appuntamento ti ricordi di scalarla. Se usi un gestionale, il posto giusto sono le note della scheda del cliente.
Se il cliente disdice o non viene
- Disdice in tempo: restituisci la caparra subito, con lo stesso mezzo con cui l'hai ricevuta. Se preferisce lasciarla per il prossimo appuntamento va benissimo, ma deve essere una sua scelta.
- Disdice tardi, dopo il termine che avevi detto: la trattieni, come scritto nel messaggio.
- Non viene e non avvisa: la trattieni, come avevi detto.
- Ha un imprevisto serio, come una malattia o un'emergenza in famiglia: meglio restituirla o spostare l'appuntamento. Un cliente trattato bene in quel momento torna, e lo racconta.
- Sei tu a dover disdire: la restituisci doppia, come avevi promesso.
Le alternative più leggere alla caparra
Prima di chiedere soldi in anticipo, prova le cose che costano meno fatica a te e al cliente: un promemoria il giorno prima, una regola di disdetta chiara, la richiesta di conferma a chi ha già mancato, una lista di clienti da chiamare quando si libera un orario. Spesso bastano. Le trovi spiegate nella guida sui clienti che non si presentano agli appuntamenti.
Fissami non incassa caparre né pagamenti: chi prenota dalla vetrina non paga niente online. Se chiedi una caparra o un acconto lo gestisci tu, al banco o con un bonifico, e puoi segnarlo nelle note della scheda del cliente. Quello che Fissami fa è il promemoria gratis via email, circa 24 ore prima, con servizio, ora e indirizzo del salone: parte se il cliente ha lasciato l'email e se l'appuntamento è stato preso almeno 24 ore prima.
