Agenda cartacea o digitale: come scegliere e come passare
Di Mauro Caputo · aggiornata il · 6 minuti di lettura
L'agenda di carta va bene finché gli appuntamenti arrivano solo al banco e al telefono e c'è sempre qualcuno che la tiene sotto gli occhi. Quando i clienti scrivono a tutte le ore, gli orari vanno controllati da fuori e i buchi si moltiplicano, l'agenda digitale fa meglio. Il passaggio si fa per gradi: le due agende convivono qualche settimana e la carta si lascia quando non serve più.
Ogni autunno arriva la stessa domanda: ricompro l'agenda dell'anno nuovo o provo quella sul telefono? Non c'è una risposta giusta per tutti. Dipende da come arrivano i tuoi appuntamenti, da quante persone scrivono in agenda e da quanto tempo passi a rispondere al telefono.
Cosa fa bene l'agenda di carta
La carta ha i suoi pregi. Si apre in un secondo, non si scarica, non chiede password e non ha aggiornamenti. La conosci a memoria: sai dove scrivi le cose, come segni una posa lunga, dove annoti il numero di chi chiama.
Se lavori in due o tre, gli appuntamenti arrivano quasi tutti al banco o al telefono e l'agenda sta sempre lì, la carta regge benissimo. Nessuno ti obbliga a cambiare.
Dove l'agenda di carta comincia a stare stretta
I limiti della carta arrivano uno alla volta, e di solito te ne accorgi in una giornata piena.
- Sta sul banco: la sera a casa, se una cliente ti scrive per domani, non sai rispondere finché non riapri il salone.
- Per dire se c'è posto devi averla davanti, quindi lasci il phon o il pennello per andare a guardare.
- Le cancellature si accumulano: dopo due spostamenti non si capisce più a che ora viene chi.
- Nessuno ricorda l'appuntamento al cliente, a meno che non lo faccia tu a mano, uno per uno.
- Se si bagna, si perde o si rovina, con lei se ne vanno gli appuntamenti delle prossime settimane e i numeri dei clienti.
- Si riempie solo quando qualcuno risponde: i messaggi arrivati la sera o la domenica aspettano il giorno dopo.
Se ti riconosci in due o tre di questi punti, vale la pena provare il digitale.
Agenda cartacea collegata al telefono: si può?
Molti cercano una via di mezzo: tenere la carta ma averla anche sul telefono. C'è chi fotografa la pagina della settimana ogni sera, chi ricopia gli appuntamenti nel calendario del telefono. Funziona per qualche giorno, poi basta uno spostamento non ricopiato e le due agende non dicono più la stessa cosa.
La carta, per sua natura, non si collega a niente. Se ti serve vedere l'agenda da fuori, la strada più semplice è che l'agenda vera diventi quella digitale, e la carta resti accanto come appoggio finché ti fa sentire tranquillo.
Cosa deve avere un'agenda digitale per il salone
Il calendario del telefono non basta: non sa quanto dura una piega, non mostra gli orari di chiusura e non lascia prenotare i clienti. Un'agenda pensata per il salone dovrebbe avere almeno queste cose.
- La giornata divisa a quarti d'ora, come le pagine dell'agenda, con ogni appuntamento lungo quanto dura il servizio.
- Gli orari di apertura, le pause, le ferie e le chiusure già segnati, così non prendi un appuntamento nel giorno sbagliato.
- Un modo veloce per segnare chi chiama: un tocco sull'orario libero, il nome, il servizio, fatto.
- Le prenotazioni online dentro la stessa agenda, così un orario preso al telefono sparisce subito dalla pagina dei clienti.
- Il promemoria al cliente il giorno prima, che parta senza che tu debba scrivere a nessuno.
- La scheda di ogni cliente con telefono, note e storico, al posto della rubrica in fondo all'agenda.
- I dati che puoi scaricare quando vuoi, in un file che si apre con un foglio di calcolo.
Come passare dalla carta al digitale, passo per passo
Il passaggio fa paura perché si immagina di dover ricopiare mesi di appuntamenti in una sera. Non serve. Il metodo più tranquillo è questo.
- Scegli una settimana tranquilla, non quella prima delle feste, e prepara tutto nel giorno di chiusura.
- Inserisci i servizi con la loro durata vera, a quarti d'ora: taglio, piega, colore, ceretta, pulizia del viso. È il lavoro più importante, perché da lì dipende tutta l'agenda.
- Imposta gli orari di apertura giorno per giorno, con le pause, e segna le chiusure che già conosci.
- Ricopia solo gli appuntamenti delle prossime due o tre settimane. Quelli più lontani li segni quando ti capita di riaprire la pagina di carta.
- Da quel giorno ogni appuntamento nuovo va prima nel digitale. Se vuoi, lo scrivi anche sulla carta.
- Dopo qualche settimana guarda quante volte hai aperto la carta. Quando non la apri più, il passaggio è finito.
Una regola sola, da tenere dal primo giorno: ogni appuntamento nuovo si segna subito nell'agenda digitale, anche quello preso al volo al banco. Le doppie prenotazioni nascono quasi sempre da un appuntamento scritto solo su un foglietto.
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L'agenda dell'anno nuovo è il momento giusto per decidere, perché cambiare a gennaio è più semplice che a metà stagione. Se non sei sicuro, non comprarla subito: stampa una settimana alla volta e intanto prova il digitale. Se dopo un mese la carta è ancora quella che usi di più, non hai perso niente.
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